Upphandlingsprocessen

Kontinuerlig marknadsdialog

Fondtorgsnämnden har enligt lag ett uppdrag att kontinuerligt föra en dialog med fondförvaltare, branschorganisationer och andra marknadsaktörer.

Syftet med marknadsdialogen är bland annat att, utifrån myndighetens behov, öka kunskapen om de fonder och fondförvaltare som finns på marknaden och vad de kan erbjuda. Genom att inhämta synpunkter från fondförvaltare kan myndigheten också ställa bättre och mer ändamålsenliga krav och villkor vid upphandlingarna. Vidare får myndigheten möjlighet att informera fondförvaltarna om myndighetens behov och önskvärt resultat, sprida information och inhämta synpunkter från fondförvaltarna. På detta sätt kan en dialog även bidra till att fondförvaltarna vid en senare upphandling lämnar anbud som i högre grad motsvarar det som efterfrågas av myndigheten. Genom en kontinuerlig dialog mellan myndigheten och fondförvaltarna förbereds marknaden inför kommande upphandlingar, vilket är ämnat att skapa förtroende och förutsättningar för ett brett samförstånd.

Dialogen kan föras på olika sätt, exempelvis genom möten, diskussionsforum, externa remisser eller genom att skicka ut frågeställningar i syfte att inhämta viss information, så kallade Request For Information, RFI.

Förberedande analys

Fondtorgsnämnden beslutar årligen om en övergripande upphandlingsplan för fondtorget.

Inför varje enskild upphandling utvärderas den fondkategori som ska upphandlas utifrån utbud av fonder med relevant inriktning, pensionsspararnas efterfrågan, tillämpade förvaltningsstrategier, fondernas lämplighet för fondtorget, med mera. Analysen som görs i detta skede ligger till grund för utformningen av upphandlingsdokumentationen i den specifika upphandlingen.

Upphandlingsspecifikation

Innan en upphandling annonseras utformas upphandlingsdokumentationen. Fondtorgsnämnden fastställer en upphandlingsspecifikation för varje upphandling utifrån överväganden om de förutsättningar som gäller i den enskilda upphandlingen.

Upphandlingsdokumentationen är relativt omfattande och beskriver bland annat de allmänna förutsättningarna för upphandlingen och den utvärderingsmodell som kommer att tillämpas.

Den innehåller frågor till de fondförvaltare som deltar i upphandlingen om till exempel förvaltningsverksamhet, finansiell stabilitet, riskhantering, transparens och tillgänglighet av data. Innan upphandlingen annonseras fattar Fondtorgsnämnden beslut om att godkänna upphandlingsdokumentationen inklusive fondavtal med bilagor.

Annonsering av upphandling

Upphandlingarna av fonder till premiepensionens fondtorg annonseras via upphandlingsplattformen e-Avrop. Efter annonsering följer en period då anbudsgivare kan inkomma med anbud. Längden på tidsperioden för att inkomma med anbud varierar mellan upphandlingar. Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till tio dagar innan tidsfristen för inlämnande av anbud löper ut och frågor besvaras löpande via e-Avrop, fram till och med sex dagar innan anbudstiden löper ut.

Krav, uteslutningsgrunder & utvärdering

Kontroll av kravuppfyllnad
Anbudsöppningen utgör starten på prövningen och utvärderingen av anbuden. Den första delen innebär kontroll av uppfyllnad av obligatoriska krav. Fondtorgsnämndens kansli kontrollerar att inkomna anbud är kompletta, att anbudsavgiften är betald och att anbudet möter såväl generella som upphandlingsspecifika obligatoriska krav samt att det inte föreligger några uteslutningsgrunder.

Exempel på ett obligatoriskt krav i en upphandling är att fondförvaltaren, och en eventuell kapitalförvaltare, ska ha förvaltat kapital inom samma strategi som upphandlingen avser under en sammanhängande period om minst tre år under de senaste fem åren

Uteslutningsgrund kan exemplifieras med att fondförvaltaren eller kapitalförvaltaren dömts för vissa typer av ekonomisk brottslighet eller att fondförvaltaren otillbörligen försöker snedvrida konkurrensen eller påverka den upphandlande myndighetens beslutsprocess.

För att ett anbud ska utvärderas krävs att fonden uppfyller samtliga obligatoriska krav som ställs i upphandlingen och att ingen uteslutningsgrund föreligger. De anbud som uppfyller kraven utvärderas i nästa fas av upphandlingen.

Kvalitativ och kvantitativ utvärdering
I utvärderingen görs en djupgående kvalitativ och kvantitativ analys som syftar till att bedöma informationen som lämnats i anbuden. De fondförvaltare som bäst uppfyller tilldelningskriterierna kallas till intervjuer. Hur många fondförvaltare som maximalt kan kallas till intervju varierar och framgår av upphandlingsinstruktionerna för respektive upphandling.

Utvärderingskriterierna och dess respektive vikter i utvärderingen framgår av anbudsunderlaget (RFP, Request for Proposal). Under utvärderingen av anbuden bedömer Fondtorgsnämnden bland annat:

Investeringsfilosofin: Investeringsfilosofin ska vara tydlig och beskriva hur förvaltaren strävar efter att skapa mervärde för spararna. Filosofin ska efterlevas och återspeglas i det dagliga arbetet.

Investeringsprocessen: Investeringsprocessen beskriver hur förvaltningen utförs. Varje steg i processen ska beskrivas från idé till portföljkonstruktion liksom vem som gör vad och med vilka befogenheter. Bevis på disciplin, struktur och repeterbarhet ska uppvisas.

Förvaltarresurser: Både portföljförvaltare och biträdande portföljförvaltare, med team, samt alla andra resurser inom organisationen som nyttjas utvärderas. Organisation, mångfald, personalomsättning, kompetensutveckling och företagskultur beaktas.

Investeringsresultat: Resultat utvärderas för att få ett kvitto på att fondförvaltarens process och filosofi fungerar – att förmåga och förutsättningar finns för att skapa avkastning inom vald investeringsinriktning. Utvärderingen består av djupgående kvantitativa analyser som syftar till att verifiera att förvaltningen av fonden går till på det sätt som beskrivs i anbudet och att detta kan observeras i historiska data.

Administration och riskkontroll: Fondförvaltarens organisation av kontrollfunktioner för riskhantering, riskkontroll, regelefterlevnad och revision inklusive förmågan att övervaka och hantera risker inom fonden och förvaltningsorganisationen bedöms.

Intervjumöten
Fondtorgsnämndens kansli gör platsbesök och håller intervjumöten med representanter för anbudsgivaren. Syftet med intervjumötet är att validera den i anbudet lämnade informationen. Intervjuerna kan inte leda till högre poängsättning i upphandlingen men kan resultera i poängavdrag om Fondtorgsnämnden upptäcker att information som lämnats i anbudet inte överensstämmer med till exempel anbudsgivarens organisation, verksamhet eller förvaltning.

Revidering av pris
De fondförvaltare som valts ut till intervjumöten erbjuds efter att dessa ägt rum möjlighet att skriftligen lämna ett reviderat och slutgiltigt erbjudande om ett lägre pris. Det innebär att en fondförvaltare får sänka det pris som initialt angivits i anbudet, men inte höja det.

Beslut

När utvärderingen i upphandlingen är klar och slutpoäng är fastslagna fattar Fondtorgsnämnden beslut om vilka fondförvaltare som får tilldelning och därmed får teckna fondavtal och erbjuda fonder på premiepensionens fondtorg. Tilldelningsbeslutet offentliggörs via e-Avrop samt på myndighetens webbplats ftn.se. Tilldelningsbeslutet vinner laga kraft efter en avtalsspärr om tio dagar som börjar löpa efter offentliggörandet.

Allokering och avregistrering

I samband med att en upphandling av en fondkategori annonseras sägs fondavtalen upp för de anslutna fonderna inom kategorin. De uppsagda fonderna finns dock kvar på det anslutna fondtorget till dess att upphandlingen är slutförd.

När upphandlingen är slutförd och tilldelningsbeslutet vunnit laga kraft påbörjas avregistreringen av de uppsagda fonderna som inte tilldelats fondavtal. När fondavtal har ingåtts för de upphandlade fonderna registreras dessa i Pensionsmyndighetens system, om de inte funnits med på fondtorget sedan tidigare, och blir därmed valbara för pensionsspararna.

Fördelningsordningen för allokering av kapital innebär att premiepensionsmedlen som ska överföras från avregistrerade fonder fördelas lika mellan upphandlade fonder, dock med vissa undantag. Exempelvis behåller de fonder som sedan tidigare är registrerade på fondtorget, och som upphandlats, sitt befintliga kapital. Om befintligt kapital i en fond understiger dess genom fördelningsordningen tilldelade kapital kan fonden erhålla medel upp till samma nivå som övriga upphandlade fonder. Pensionsspararna har alltid möjlighet att välja att byta fonder, vilket innebär att det inte finns någon garanti för hur stort kapital en upphandlad fond tilldelas.

Information till sparare

Efter avslutad upphandling meddelar Pensionsmyndigheten de sparare med placerade medel i fonder som inte längre omfattas av ett fondavtal, att fonden kommer att avregistreras från fondtorget. Den enskilda spararen behöver inte göra ett eget val, utan spararens fondmedel förs automatiskt över till en likvärdig upphandlad fond i motsvarande kategori. En sparare kan när som helst byta fond inom premiepensionen.

Om en sparare investerat i en fond på det befintliga fondtorget som får tilldelning i upphandlingen behöver spararen inte göra någonting då medlen kommer att kvarstå i fonden.

Löpande granskning och utvärdering

En förutsättning för att en fond ska fortsätta att erbjudas på fondtorget är att den upprätthåller den höga kvalitet som upphandlats, och att fondförvaltarna agerar med spararnas intresse i fokus under hela avtalsperioden.

De upphandlade fonderna granskas och utvärderas utifrån de obligatoriska krav och tilldelningskriterier som specificerats i fondavtalet. Om en fond inte längre lever upp till fondavtalet under avtalsperioden kan det leda till uppsägning.

För att möjliggöra granskning ska fondförvaltaren löpande bistå Fondtorgsnämnden med den information som specificeras i fondavtalet. Insamling av information kommer till exempel att ske via utskickade frågeformulär och vid behov även på begäran av Fondtorgsnämndens kansli.