Upphandlingsprocessens olika faser

Lagarna som reglerar verksamheten och de framtida upphandlingarna är framtagna för att skapa ett tryggt och högkvalitativt fondutbud på premiepensionens fondtorg. De upphandlade fonderna på det nya fondtorget ska vara lämpliga för systemet, kostnadseffektiva, hållbara, kontrollerbara och av hög kvalitet. Premiepensionssystemet och fondutbudet ska inte minst präglas av reell valfrihet, där spararen har möjlighet att påverka risknivån och placeringsinriktningen i sitt sparande. Spararnas intresse ska vara i fokus när det nya fondtorget handlas upp.

Detta innebär att högre krav kommer att ställas på fonder och fondförvaltare vid deltagande i fondupphandlingar. Stort fokus på högkvalitativa investeringsprocesser kommer att förbättra tryggheten och investeringsresultaten. Ökad löpande granskning kommer även innebära att kvaliteten bibehålls över avtalslängden, där kontrollerbarheten är avgörande för en lyckad granskning, både innan och under upphandlingen.

Upphandlingsprocessen är framtagen för att upphandla, utvärdera och säkra hög kvalitet i de mest lämpliga fonderna för fondtorget.Den kommer att utföras med ett holistiskt tillvägagångssätt i projektform där medlemmar från alla tre enheter deltar och utvärderar anbuden, vilket säkrar processen både utifrån ett trygghets- och kvalitetsperspektiv. Den slutliga effekten är resultatet av alla enheters arbete och kompetens.

1. Design av utbudet

I den första fasen analyseras de olika kategorierna; utbudet och kvaliteten på fondtorget idag, marknadstrender, tillgänglighet av fonder, förvaltningsstrategier, lämplighet för torget med mer.

2. Förberedelsefas

Upphandlingsmaterialet designas tillsammans med andra delar av verksamheten, så som juridik och Pensionsmyndighetens fondhandelsenhet, teamet för Kvalitativ granskning och teamet för Operativ granskning och övervakning. Kvalificeringskrav och tilldelningskriterierna kommer att beslutas av nämnden, varpå upphandlingen annonseras.

Upphandlingsmaterialet

I upphandlingsmaterialet kommer frågor som syftar till att säkra transparens och tillgänglighet av data och information ställas, vilka utgör kvalificeringskrav och tilldelningskriterier. Upphandlingsmaterialet kommer att vara omfattande och detaljerat med syftet att säkra kvaliteten av fondbolagets organisation. Så snart upphandlingen annonseras kommer den tillgängliggöras för marknaden på e-Avrop.

För kunna göra en korrekt bedömning utifrån det nya rättsliga ramverket är det mycket viktigt att det material som lämnas in är av hög kvalitet, välskrivet, korrekt och fullständigt:

• Även om en fondförvaltare inte har för avsikt att delta i den första upphandlingen är det gynnsamt att ladda ner och gå igenom materialet för att få en förståelse för upphandlingsprocessen.
• Svara på samtliga frågor för att möjliggöra en rättvis utvärdering.
• Besvara frågorna korrekt – inte utifrån vad fondförvaltaren har för avsikt att åstadkomma framtiden.
• Alla i organisationen som berörs av frågorna bör gå igenom och förankra svaren, så att enighet uppnås.

3. Upphandlingsfasen

Upphandlingsfasen inleds med en kvalificeringsfas där de som möter kraven går vidare till nästa steg. Efter den första kvalificeringsfasen påbörjas en utvärderingsfas då en djupgående kvalitativ och kvantitativ analys görs.

Kvalitet är ett ord som betonas i lagen om Fondtorgsnämnden. I förarbetet betonas också att inget stöd finns i forskning för att tidigare resultat skulle vara vägledande för framtida avkastning och fondernas kvalitet. Regeringen anser därför att det krävs en grundlig analys av både fonder och kapitalförvaltare för att avgöra kvalitet.

När kvaliteten utvärderas fokuserar Fondtorgsnämnden bland annat på dessa fyra områden:

• Investeringsfilosofin: Investeringsfilosofin ska vara tydlig och beskriva hur förvaltaren strävar efter att skapa mervärde. Filosofin måste antas av hela organisationen och återspeglas i det dagliga arbetet.
• Investeringsprocessen: Investeringsprocessen beskriver hur arbetet utförs, där varje steg och ordningen i processen ska beskrivas – från idé till portföljkonstruktion. Vem som gör vad, och med vilka befogenheter ska beskrivas, samt bevis på disciplin, struktur, repeterbarhet och att processen genomförs i praktiken så som den är beskriven. Alla gruppmedlemmar i organisationen bör vara beredda på att delta i processen.
• Förvaltarresurser: vem som gör vad i portföljförvaltningen. Här utvärderas inte bara fondförvaltaren och den biträdande fondförvaltaren utan även det vidare teamet och de resurser inom företaget som fondförvaltaren kan nyttja. Organisationen, mångfald, omsättning, kompetensutveckling och kulturen beaktas.
• Investeringsresultat: Resultat är inte en indikation på framtida avkastning, men det är ett kvitto på att förvaltarens process fungerar – att förvaltarna kommer att leverera utifrån vad de angett.

Under denna utvärdering utförs en stor del av kvantanalysen, för att verifiera det arbete som har utförts och redovisats till Fondtorgsnämndens kansli under upphandlingsprocessen.

Den sista fasen i utvärderingen är intervjufasen, vilken utgör ett möte på plats hos fondförvaltaren.

Efter utvärderingsprocessen kommer ett slutgiltigt beslut fattas av nämnden om vilka förvaltare som kommer att tilldelas avtal. Ett tilldelningsbeslut kommer att offentliggöras via e-Avrop vilket innebär starten på implementeringsfasen.

4. Implementeringsfasen

Under implementeringsfasen kommer myndigheten tillsammans med fondförvaltarna och interna team, exempelvis jurister och Pensionsmyndighetens fondhandelsenhet, att börja förbereda övergången till det nya upphandlade fondtorget.

5. Löpande granskning

Granskningen av fonderna på torget kommer att inledas så snart upphandlingen är slutförd. Lagen föreskriver att avtal inte får löpa på längre än tolv år, men avtalstiden kan komma att bli kortare. Precis som i dag kan avtalsbrott potentiellt leda till att avtalet sägs upp.

Att fonderna bibehåller hög kvalitet följs upp löpande och mer omfattande än tidigare – en försämring av den kvalitet som förvaltaren hade vid tilldelningen kan därmed leda till att avtalet sägs upp. Omvärldsfaktorer kan också komma att skapa ett behov av en ny upphandling för en kategori.